Gości zapraszamy osobiście, telefonicznie, listownie lub za pomocą kart zaproszeniowych. Najbardziej ceremonialną formą jest wysłanie listu. Zaproszenie gości odbywa się – w zależności od formy przyjęcia – telefonicznie lub za pomocą kart zaproszeniowych, które ze względów praktycznych bywają przeważnie wielkości pocztówek.

U góry karty, w jej pierwszych wierszach, podaje się gospodarza lub gospodarzy przyjęcia, następny wiersz zawiera jeden z dwóch zwrotów: „prosi (proszą)” lub „ma (mają) zaszczyt prosić”. Zwrot „prosi” najczęściej pisze się od początku wiersza, a jego dalszą część i następny wiersz wykorzystuje się na wpisanie imienia i nazwiska oraz ewentualnie tytułu służbowego osoby, którą się zaprasza. Zwrot „ma (mają) zaszczyt prosić” umieszcza się w środku wiersza, a na wpisanie nazwiska osoby zaproszonej przeznacza się dwa następne wiersze. W dalszych wierszach karty podaje się inne niezbędne informacje.

Karty zaproszeniowe można podzielić na dwie grupy. Do pierwszej grupy zalicza się karty specjalne, przygotowane w związku z urządzeniem jakiegoś jednorazowego, liczniejszego przyjęcia, na przykład z okazji ślubu. W tych kartach wszystkie informacje są wydrukowane, jedynie dwa wiersze przeznaczone na wpisanie nazwiska osoby zaproszonej pozostają nie zapisane.

Do drugiej grupy należą karty wykorzystywane podczas urządzania rozmaitych form przyjęć. Są one częściowo zadrukowane i zawierają tylko takie informacje, jak: kto zaprasza, zwrot „prosi” lub „ma zaszczyt prosić”, ewentualnie adres. Natomiast wszystkie informacje dotyczące urządzanego przyjęcia są dopisywane. U samej góry, nad nazwiskiem osoby zapraszającej lub w tekście, pisze się, na czyją cześć lub z jakiej okazji przyjęcie jest urządzane.

Po słowie „prosi” lub „ma zaszczyt prosić” wpisuje się nazwisko osoby zapraszanej, następnie podaje się formę przyjęcia, datę, godzinę. U samego dołu dopisuje się obowiązujący strój, jeśli zaproszenie dotyczy przyjęcia odbywającego się wieczorem.

Tekst karty zaproszeniowej informuje: kto zaprasza (sam czy z żoną); kogo zaprasza (samego czy z małżonką); o formie przyjęcia (śniadanie, obiad, koktajl, lampka wina itd.); na czyją cześć lub z jakiej okazji przyjęcie jest wydane; o miejscu i czasie przyjęcia; o obowiązującym stroju.

U dołu zaproszenia, po prawej lub lewej stronie, mogą znajdować się skróty: „R.S.V.P.” (repondez s’il vous plait – proszę odpowiedzieć), „P.M.” (pour memoire//pro memoria – dla pamięci) i dopisek en cas d’empechement//regrets only (w razie niemożności przybycia) oraz numer telefonu.

W zaproszeniach na lampki wina i koktajle podajemy czas rozpoczęcia i zakończenia przyjęcia, na przykład 12-13 lub 16-18. Zapraszając na śniadania, obiady bufetowe, przyjęcia bufetowe, kawy i herbatki, zaznaczamy tylko godzinę rozpoczęcia.

Zaproszenia piszemy w trzeciej osobie i wypełniamy ręcznie, bardzo starannie, czarnym tuszem, który – dodajmy – jest używany coraz rzadziej. Obecnie większość zaproszeń pisze się czarnym atramentem lub na komputerze. Wszystkie dane są przed wysłaniem dokładnie skontrolowane, nie mówiąc już o dacie, godzinie i miejscu przyjęcia. Popełnilibyśmy nietakt, prosząc na przykład osobę pędzącą od lat samotny tryb życia o przybycie ze współmałżonkiem. Jeśli goście zostali zaproszeni telefonicznie i potwierdzili swój udział, zaproszenie wysyła się jedynie dla pamięci, takim przypadku przekreśla się skrót „R.S.V.P.” i numer telefonu, a d tym skrótem lub obok pisze się „P.M.”. Zaproszenia wysyłamy na dwa tygodnie przed przyjęciem – w białych zaklejonych kopertach. Wysyłając zaproszenia, można dołączyć plan sytuacyjny, jeśli gospodarz zmienił mieszkanie lub warunki dojazdu są skomplikowane. Na jednym blankiecie można zaprosić męża lub męża z żoną, ale nie innych członków rodziny. Jeśli jest dorosła córka, którą chcemy zaprosić, wysyłamy jej oddzielne zaproszenie.

W jaki sposób sformułować zaproszenie, jeśli na przyjęcie zaprasza gospodarz z małżonką? W języku francuskim – a w języku tym pisze się znaczną część zaproszeń – stosowana jest następująca praktyka: po tytule urzędowym męża pisze się „et Madame” oraz imię i nazwisko męża. Takie sformułowanie wyraźnie wskazuje, że przyjęcie jest wydane przez ambasadora i jego małżonkę. W identyczny sposób pisze się zaproszenia w języku angielskim. Właściwości naszego języka nie pozwalają na przyjęcie tej praktyki, stąd też zaproszenia pisane w języku polskim są formułowane nieco inaczej.

Jeśli gościowi towarzyszy małżonka, przyjęcie wydaje się na cześć obojga. W zaproszeniu znajdzie to wyraz w sformułowaniu: „…mają zaszczyt prosić na śniadanie wydane na cześć pana ministra … i jego małżonki…’ Informację, na czyją cześć jest wydane przyjęcie, dopisuje się odręcznie w górnej części karty zaproszeniowej lub doczepia się tamże zszywaczem pasek papieru z wydrukowanym tekstem. W zaproszeniu, które otrzymuje gość honorowy, informacja ta zostaje pominięta.

Oprócz przyjęć „na cześć” i „z okazji” urządzane są śniadania, obiady, obiady bufetowe bez specjalnej okazji, po prostu z myślą o pogłębieniu i poszerzeniu kontaktów. Zaproszenia wysyłane w takiej sytuacji zawierają tylko powszechnie przyjęte informacje potrzebne osobie zaproszonej.

W zaproszeniach na śniadania, koktajle i lampki wina nie podajemy informacji o obowiązującym stroju, gdyż powszechnie wiadomo, że udział w tych formach przyjęć wymaga ubrania wizytowego lub spacerowego. Zaproszenia na przyjęcia urządzane wieczorem najczęściej zawierają informację o stroju, ponieważ może obowiązywać ubranie wizytowe (tenue de ville, informal), smoking (cravate noir, black tie) lub frak (habit, fuli dress, white tie). Brak informacji w tej sprawie wskazuje, że będzie obo-wiązywać ubranie wizytowe.

Na przyjęcie zapraszamy mężczyzn, kobiety i pary małżeńskie. Powstaje pytanie, w jaki sposób zaznaczyć na zaproszeniu obowiązujący strój, gdy zapraszamy kobietę. Po prostu pisze się tak, jak na zaproszeniu mężczyzny, na przykład: smoking, żakiet, frak z dekoracjami. Kobieta nie wyciągnie z tego wniosku, że gospodarze sugerują jej włożenie jednego z uroczystych strojów męskich, ale – orientując się w obowiązującym stroju mężczyzny – będzie wiedzieć, jak ma się ubrać i jakie dobrać dodatki.
Jeśli gospodarze chcą wiedzieć, ilu gości przybędzie na przyjęcie, piszą na dole zaproszenia „R.S.V.P.” i numer telefonu. Proszenie o odpowiedź na przyjęcia stojące jest jednak stosowane rzadko, chociażby ze względów organizacyjnych. Po wysłaniu, na przykład, 400 zaproszeń należy oczekiwać 400 odpowiedzi, co wymaga wyznaczenia specjalnego pracownika do przeprowadzenia tak wielkiej liczby rozmów telefonicznych. Aparat będzie niemal ciągle zajęty, a niektórzy zaproszeni, mając trudności z uzyskaniem połączenia, zrezygnują z udzielenia odpowiedzi.

Chcąc uprościć ten problem, zapraszający proszą o odpowiedź tylko w razie niemożności przybycia. W zaproszeniu po „R.S.V.P.” i numerze telefonu dopisują w tekście francuskim en cęs d’empechement, a w angielskim – regrets only. W ten sposób liczba odpowiedzi telefonicznych zostanie zmniejszona mniej więcej do 1/3 zaproszonych gości. Prośba o odpowiedź powinna być jednak sprowadzona do niezbędnie uzasadnionych przypadków, jest to bowiem kłopotliwe dla gości i gospodarzy.